一、核心职责（日常工作基础）

这部分是秘书助理工作的基石，确保办公室或管理者的日常工作能够高效运转。

1.**行政事务处理**
***接听/转接电话**：礼貌应答，准确记录并转达信息。
***收发邮件与信件**：日常邮件的收取、分发、寄送；管理公共邮箱，进行初步筛选和分类。
***文档管理**：对各类文件、合同、报告进行整理、归档、保管和检索，确保资料井然有序。
***办公用品管理**：负责采购、分发、登记和库存管理，保证办公用品充足。
***环境维护**：保持前台、会议室等公共区域的整洁，营造良好的办公环境。

2.**文书与资料工作**
***文书撰写与处理**：撰写、编辑、打印、复印各种日常文件，如通知、备忘录、简单报告等。
***数据录入与整理**：将信息录入电脑系统（如Excel），制作简单的数据报表和统计表。
***会议记录**：参加部门或公司会议，准确记录会议纪要，并整理分发。

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###二、协助性工作（支持管理者与团队）

这部分工作更能体现秘书助理的价值，直接支持上级或团队的业务开展。

1.**日程与管理**
***日程安排**：为上级安排会议、约会、差旅等，合理规划时间，避免冲突，并及时提醒。
***差旅安排**：预订机票、酒店、接送车辆，并准备差旅所需的文件和资料。
***访客接待**：接待来访客户，做到热情、专业，并通知相关接待人员。

2.**会议与活动支持**
***会前准备**：预订会议室，准备会议材料、PPT、茶水、设备（投影仪等）。
***会中服务**：协助进行会议签到，操作会议设备，提供必要的会中服务。
***会后跟进**：整理会议纪要，跟踪会议决议的落实情况。
***活动协助**：协助筹备公司内部活动（如年会、团建）或对外活动（如客户交流会）。

3.**沟通与协调**
***内部沟通**：作为信息枢纽，在部门内部或跨部门之间传递信息、协调资源。
***对外联络**：作为公司的窗口，与客户、合作伙伴等进行初步的沟通和联络。

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###三、职业素养与技能要求

要胜任这份工作，除了完成具体任务，还需要具备以下素质和技能：

1.**熟练的办公软件技能**：精通**Word,Excel,PowerPoint**等是基本要求，高效处理文档、数据和演示文稿。
2.**出色的沟通能力**：口头表达清晰，书面写作规范，能准确理解指令并有效传达信息。
3.**严谨细致，有条理**：工作繁琐，需要极强的细心和条理性，避免出现疏漏和错误。
4.**时间管理与多任务处理能力**：能同时处理多项任务，分清主次，合理安排时间。
5.**强烈的服务意识和亲和力**：乐于助人，态度友好，能维护公司和领导的良好形象。
6.**保密意识**：能接触到公司和管理者的机密信息，必须严守保密纪律。
7.**主动性与抗压能力**：能主动发现问题并协助解决，在繁忙和压力下保持冷静和专业。